Organización
del Trabajo
Indice
PROCESO
´
Dentro de estos procesos organizacionales podemos encontrar aquellos que son más significativos, o sea los que influyen de manera más evidente en los empleados.
Dentro de estos procesos organizacionales podemos encontrar aquellos que son más significativos, o sea los que influyen de manera más evidente en los empleados.
Motivación:
´ Motivación:
La motivación es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad para luego
tener el impulso y lograr el fin.
Comunicación:
Debe
fluir en forma vertical, descendente (del líder al trabajador) y ascendente
(del trabajador al líder). Estos a través de un control de flujos
Liderazgo:
´ No se
mide por la capacidad o habilidad en sí misma, sino por el influir, Estatus,
Claridad en lo que quiere, lealtad y sinceridad por parte del líder.
Trabajo
en equipo:
´ Trabajar
complementando su dotes y habilidades individuales por lograr una meta en común
dentro de la organización y aquellos objetivos trazados a cada integrante.
Sus
niveles
•
Institucional Establecimiento de la Visión y elaboración de Estrategias.
•
Intermedio Transformación de las estrategias en programas de acción.
Interacción entre un componente ligado a la incertidumbre (externa) y un
componente orientado a la certeza y a la lógica (nivel operacional)
•
Operacional Ejecución cotidiana y eficiente de las tareas de la organización.
METAS DE INDICADORES DE MEDICIÓN
Un indicador es la expresión cuantitativa que relaciona dos o
más variable, permite evaluar el comportamiento o desempeño de una empresa o unidad organizativa, cuyo resultado, al ser comparada por
algún nivel de referencia, nos podrá estar señalando una desviación sobre la
cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso.
Es un número que establece una relación entre dos o
más datos significativos
de dominios semejantes o diversos y que proporciona información sobre el estado en
que se encuentra un sistema.
Relación entre las variables cuantitativas
o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio
generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas
previstas e influencias esperadas.
En
esta medición,
los Indicadores de Gestión se convierte en los Signos Vitales
dentro de la Organización, y su
continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los
diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal
de las actividades. Dentro de las Organizaciones empresariales,
se debe contar con el mínimo número posible de indicadores que
nos garantice contar con información constante, reales tales
como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la
ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión, todos los cuales
constituyan el conjunto de signos vitales dentro de la organización. Los
Objetivos y tareas que se propone alcanzar una Organización debe expresarse en
términos medibles, que permitan evaluar el grado de cumplimiento o avance de
los mismos; es aquí que el uso de los indicadores tiene su mayor fortaleza. Los
indicadores pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que
señalen condiciones o situaciones específicas.
Tipos
de Indicadores
Un medidor o indicador
puede ser de proceso o de resultados. En el
primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades, y en
segundo se quiere medir las salidas del proceso.
Clasificación
de Indicadores
Los indicadores de eficacia se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera.
De lo contrario, se puede estar logrando
una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.
Los indicadores de eficiencia miden
el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las
cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen
que ver con la productividad.
Eficiencia
Eficacia
Capacidad de lograr el efecto que se desea o se
espera, sin que priven para ello los recursos o
los medios empleados
Efectividad
Este concepto involucra
la eficiencia y eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en
el tiempo y
con los costos más
razonables posibles. Supone hacer lo correcto con gran exactitud y sin ningún
desperdicio de tiempo o dinero.
La eficacia se define como: extensión en la que se
realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados.
La eficiencia es la relación entre el resultado
alcanzado y los recursos utilizados.
FORMAS DE
Las intervenciones
sobre la organización del trabajo van encaminadas a conseguir que se facilite
la autonomía, el desarrollo y la satisfacción en el trabajo, previniendo además
los accidentes de trabajo y promoviendo las actitudes de cooperación.
Son
aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener
los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.
Los
procedimientos son como el seccionamiento funcional de cada acto
administrativo. La última división en la opinión de muchos, se da en los
métodos. Pero los métodos son ya más bien de carácter técnico, y no siempre
administrativos; en cambio, el procedimiento, formado por varios métodos que se
articulan en una secuencia, sí pueden ser administrativos. Tenemos el procedimiento
para tomar decisiones, seleccionar personal, etc. Los procedimientos se dan en
todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente más numerosos en los
niveles de operación. Es característica de los procedimientos que, en muchas
ocasiones, pasan por distintos departamentos, que se hallan bajo distintas
autoridades. Ello hace más necesario que se deban fijar con mayor precisión.
Los
procedimientos tienden a formar “rutinas” de actividades que, de otra manera,
requerirían estudio, discusión, etc., en cada caso. Por ello permiten que el
trabajo de administradores más calificados, pueda encomendarse a otros que los
sean menos.
Reglas para fijar procedimientos:
1ª
Regla. Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de
preferencia, gráficamente. De esta manera, pueden ser mejor comprendidos,
analizados, etc.
2ª
Regla. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a
fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la súper especialización (exceso).
3ª
Regla. Debe cuidarse siempre la duplicación innecesaria de los
procedimientos
ACTIVIDAD Y TAREA
Conceptos
Ø
Actividad
Es el conjunto de acciones que se lleva a cabo para
cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, que consiste en la
ejecución.
Ø
Tarea
Trabajo que debe hacerse en tiempo limitado; y parte de
una actividad.
Tipos de tareas
• Tareas de recapitulación
Consiste en tomar información de varias fuentes y tras un
tratamiento de análisis, comparación, etc. ponerla en un formato común.
• Tareas periodísticas
En este tipo de tarea se puede reunir y organizar datos,
se procura rigor y objetividad, incorporando opciones divergentes.
• Tareas analíticas
Como su nombre lo
indica es un trabajo de análisis.
• Tareas científicas
Formulación de hipótesis.
• Tareas de diseño
Son aquellas que
despiertan la creatividad, se puede crear un producto o plan que satisfaga una
finalidad.
• Tareas de juicio
• Aquellas en las que se deben tomar decisiones.
RECURSOS QUE INTERVIENEN EN LOS DIFERENTES PROCESOS.
RECURSOS HUMANOS
Los recursos humanos son el
trabajo y conocimiento que aporta el conjunto de personas de una organización.
Las personas otorgan tiempo y esfuerzo a las organizaciones, a cambio de un
beneficio como puede ser el salario u otras retribuciones. Con el término de
recursos humanos también se suele designar a aquella parte de la organización
encargada de administrar el personal de la misma.
La
gestión de los recursos humanos es una pieza clave para el buen funcionamiento
de la empresa, para ser competitiva.
Se ocupan
del gran activo de la empresa, que constituyen las personas.
Podríamos
definirlo como una inversión en éstas personas para obtener la máxima
rentabilidad.
Dentro del mundo empresarial, los recursos se
definen como el conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o
llevar a cabo una empresa. Así mismo, los Recursos Humanos se
podrían definir como un conjunto de personas disponibles para resolver las
necesidades o llevar a cabo una empresa.
Funciones de la Gestión de
Recursos Humanos: Las actividades que caracterizan ésta gestión
se agrupan en 6 funciones:
Planificación,
Reclutamiento y selección de RR.HH.
Se
establecen los requisitos necesarios para acceder y desempeñar los puestos
existentes en la organización
Ø Se prevén
las necesidades que tendrá la organización, en cuanto a Recursos Humanos
Ø Se
establecen los planes, la política y la estrategia con que hacer frente a éstas
necesidades.
Ø Se
seleccionan los Recursos Humanos para cubrir los puestos, ya sea desde el
mercado interno (la propia empresa) o externo.
Desarrollo de los RR.HH.:
Ø Proporcionan
orientación y dan formación a los empleados
Ø Se
diseñan y aplican los programas de desarrollo de la gestión y de la
organización
Ø Se
diseñan los sistemas de evaluación del desempeño del trabajo
Ø Se diseña
un plan de carreras y sucesiones adecuado al entorno, a la organización y a las
personas que lo componen.
Remuneración
y prestaciones:
Ø Se hacen
programas de la política remunerativa bajo los principios de equidad
(igualdad), competitividad, motivación y flexibilidad
Seguridad e higiene:
Ø Se
diseñan programas que garanticen éstos derechos a todos los trabajadores.
Prevención de riesgos y accidentes laborales.
Ø Se ofrece
apoyo a los trabajadores con problemas personales que influyan en los
resultados laborales.
Relaciones
Laborales / Relaciones con los empleados:
Ø Actúan de
nexo entre la empresa y los sindicatos, si éstos existen, para garantizar
relaciones saludables entre las partes implicadas.
Ø Se
diseñan sistemas de gestión de la disciplina de las reclamaciones con el
objetivo de agilizar los conflictos.
Ø Se
diseñan los canales de acceso para las sugerencias del empleado; métodos de
comunicación interna.
Investigación de RR.HH.:
Ø Uso de
sistemas de información y gestión de datos que sirvan de apoyo al desarrollo de
las demás funciones de la gestión de Recursos Humanos.
Ø Se
proporcionan sistemas de comunicación entre los empleados.
Evolución Histórica del
Departamento de Recursos Humanos: sus funciones, hace unos años, se limitaban a
la contratación y al despido de los trabajadores; también a la gestión de sus
nóminas. Eran, por tanto, sus funciones meramente administrativas.
La revolución tecnológica, la alta competitividad,
la mejorar preparación del personal, etc., han hecho que surja la necesidad de
la gestión de un departamento de Recursos Humanos. Su pape ha pasado de ser una
mera dependencia administrativa a ser un órgano consultivo, asesor y
coordinador.
La planificación de los Recursos Humanos y
planificación de la organización
El proceso de planificación de Recursos Humanos se
centra en la determinación de las necesidades de una organización respecto a
los Recursos Humanos y en garantizar la disponibilidad del personal cualificado
para los puestos apropiados y en los momentos adecuados. Una mala planificación
puede influir en los resultados de la empresa; por ejemplo, si hay puestos vacantes o sobrecarga de información en un
empleado, se produce baja productividad.
En la elaboración de éstos planes se requiere la
participación e intervención, tanto de la alta dirección, como del departamento
de Recursos Humanos.
Etapas del proceso de planificación de los Recursos
Humanos.
Ø Determinar
la repercusión de los objetivos de la organización en unidades
organizativas concretas (divisiones, departamentos, etc.)
Ø Definir
las habilidades, conocimientos y número total de empleados. Qué oferta interna
existe que permita alcanzar los objetivos.
Ø Determinar
la demanda propia y de la organización; qué recursos se
necesitan. Planes estratégicos de la empresa.
Ø Desarrollar
y definir los planes de acción para atender a las necesidades
a partir de los recursos propios. Se concilia la demanda específica y la
demanda total de la organización con la oferta de personal de que dispone. Se
ha de recurrir a la documentación de puestos y conocer la estrategia de
mercado.
Las barreras en la planificación
Ø La
complejidad, la magnitud del esfuerzo inicial
Ø La
integración en los planes de la organización
Ø La
participación de los directores
Ø Falta de
apoyo por parte de dirección
Ø Falta de
una identidad definida dentro de la política de la empresa
Ø La
Tecnología aplicada a los Recursos Humanos.
·
Áreas que pueden ser mecanizadas mediante software:
·
Selección de personal: almacena todos los
curriculums y facilita su búsqueda
·
Formación: facilita la autoformación
·
Evaluación del desempeño
·
Nóminas, planificación financiera
·
Planes de carrera: ayudan a planificar la sucesión
y a mantener un seguimiento de los empleados.
El Desarrollo de los Recursos Humanos
Descripción, análisis y valoración de los puestos
de trabajo:
·
Consecuencias de su implantación
·
Proceso a seguir
·
Puesta en práctica
·
Se evaluarán los pros y los contras de las
diferentes técnicas
·
Descripción de la evaluación de los puestos
Evaluación
del desempeño
·
Se reconocen las contribuciones de las personas a
la organización
·
Diferentes sistemas de evaluación
·
Las entrevistas y los controles del proceso
Ø La
gestión por competencias: se basa en descubrir y analizar al apersona que
desempeña con éxito un puesto, sus habilidades y conocimientos.
Ø La
adecuación persona - puesto: el departamento de Recursos Humanos debe prever
las necesidades que se producirán en el futuro. Para ello, se ha de conocer la
capacidad de desarrollo de las personas de forma que se puedan aprovechar al
máximo sus capacidades individuales.
Ø Planes de
carrera y sucesión: análisis de las diferentes trayectorias profesionales que
hay en una organización
Ø La
formación: metodologías, cómo evaluar un plan de formación
Ø Selección
de personal.
RECURSOS FINANCIEROS
Un
recurso es un medio, de cualquier clase, que permite obtener algo que se desea
o se necesita. El dinero, por ejemplo, es un recurso indispensable para comprar
una casa. Las finanzas, por otra parte, hacen referencia a los bienes, los
caudales y la circulación del dinero.
Esto
nos permite afirmar que los recursos financieros son los activos que tienen
algún grado de liquidez. El dinero en efectivo, los créditos, los depósitos en
entidades financieras, las divisas y las tenencias de acciones y bonos forman
parte de los recursos financieros.
Los
recursos financieros son el efectivo y el conjunto de activos financieros que
tienen un grado de liquidez. Es decir, que los recursos financieros pueden
estar compuestos por:
-
Dinero en efectivo
-
Préstamos a terceros
-
Depósitos en entidades financieras
-
Tenencias de bonos y acciones
-
Tenencias de divisas
Las
fuentes de recursos financieros de las organizaciones pueden ser varias, entre
las cuales podemos mencionar:
- La
principal actividad de la organización: la venta de los productos o servicios
que provee la organización al mercado provee de un flujo de efectivo a la
organización. Los clientes entregan dinero a cambio de un producto o servicio.
-
Inversores: socios, tenedores de acciones, tenedores de bonos, etc. Estos entregan
capital o efectivo a cambio de unos rendimientos futuros.
-
Préstamos de entidades financieras: las entidades financieras pueden otorgar
préstamos a cambio de un interés.
-
Subsidios del gobierno
La
administración de los recursos financieros debe planificar el flujo de fondos
de modo que se eviten situaciones en las que no se puedan financiar las
actividades productivas, asegurándose de que los egresos de fondos puedan ser
financiados, y que se eviten elevados costos de financiamiento. El control de presupuesto
es fundamental en este aspecto, dado que permite tener una idea de las entradas
y salidas de efectivo en un período futuro, y al finalizar el período poder
realizar un control sobre el mismo.
Recursos materiales.
Los
recursos materiales o físicos, resultan básicos para el éxito o fracaso de una
empresa. Lo vital en su administración, es lograr el equilibrio en su
utilización; tan dañino es para una organización la escasez de recursos
materiales como su abundancia. De ahí que la administración de recursos
materiales haya cobrado tanta importancia.
-
Entendemos por recursos materiales, aquellos bienes tangibles, propiedad de una
organización, se incluyen a los siguientes: edificios, terrenos, instalaciones,
materiales, equipo, instrumentos, herramientas y materias primas (materiales
auxiliares que forman parte del producto), productos en proceso, productos
terminados, etc.
DIAGRAMA DE GANTT
La
gráfica o diagrama de Gantt es unos de los primeros métodos y el más utilizado
en la administración de proyectos. A través de esta gráfica se puede planificar
diversas actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un
proyecto con lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes
rezagadas de una operación antes que se vea amenazado el cumplimiento de la
fecha de terminación global.
´ La
gráfica de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus
actividades y la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y
coherente.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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A.J. Strick Land, John E. Gamble (2007) Administración Estratégica. Decimoquinta edición. México: Mc Graw Hill.
Álvarez Torres, M. G. (2006) Manual de planeación estratégica. México: Panorama.
Carlos Augusto (2009) ABC del Desarrollo Organizacional. Teorías de Organización, concepto de cambio, proceso de consultoría. México: Trillas.
H. Ansoff, Igor (1998) La dirección Estratégica en la práctica empresarial. Segunda edición. México: Addison Wesley
Reyes Ponce, A. (1999) Administración de Empresas (teoría y práctica), primera parte. México: Limusa y Noriega Editores.
Montesanos D., J. R. (2001) Manual de Planeación Estratégica. México: Auroch.
Rodríguez Valencia, A. (2005) Cómo aplicar la planeación estratégica a la pequeña y mediana empresa. Quinta edición. México: Thomson.
Robbins P., Stephen, De Cenzo (2009) Fundamentos de administración, conceptos y aplicaciones. Sexta edición. México: Prentice Hall.
W. Hill, Ch.; R. Jones, G. 2005) Administración estratégica. Un enfoque integrado. Sexta edición. México: McGraw-Hill
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